Eiropas Savienības mājā strādājošās institūcijas – Eiropas Parlamenta birojs (EPB) un Eiropas Komisijas pārstāvniecība Latvijā (EKP) – atbalsta pasākumu organizēšanu par ES jautājumiem. ES māja piedāvā "Zināšanu, sarunu un mākslas istabas" (istabas), konferenču zāli un diskusiju telpu bezmaksas pasākumu rīkošanai par ES jautājumu tematiku. ES māja ir vieta, kur iegūt jaunāko informāciju, rīkot un piedalīties diskusijās, sarunās par ES jautājumiem, rīkot filmu vakarus, radošās darbnīcas un izstādes. 

  1. Telpu pieteikšanas un apstiprināšanas nosacījumi
    1. ES mājas telpas tiek piešķirtas semināriem, konferencēm, interaktīviem pasākumiem par jautājumiem, kas atrodas ES kompetencē. Ja pasākums notiek ES finansēta projekta vai programmas ietvaros, telpu pietiekuma iesniedzējs, iesniedzot pieteikumu, sniedzamajā informācijā par projektu un pasākumumu rakstiski apliecina, ka ES projekta ietvaros no ES budžeta netiek finansētas telpu izmaksas projektā paredzētajiem pasākumiem un, saņemot ES budžeta apmaksātu pakalpojumu no ES mājas, neveidosies dubultais finansējums.
    2. ES mājas 1. stāva Sarunu istaba tiek piešķirta tikai pasākumiem, kas ir publiski pieejami.
    3. Preses konferenču rīkošana ES mājā iespējama, ja tā notiek:
      • Eiropas Savienības institūciju rīkotu komunikācijas kampaņu un pasākumu vai
      • Eiropas Savienības institūciju atbalstītu projektu ietvaros.
    4. ES mājas telpas netiek piešķirtas pasākumiem, kas notiek organizācijas darbības nodrošināšanai, piemēram, biedru kopsapulces un citas iekšējās sanāksmes.
    5. Pasākuma rīkotājam jābūt juridiskai personai. 
    6. Pasākuma rīkotājs atbild par pasākuma saturu. ES mājā notiekošajos pasākumos nav pieļaujams nodarboties ar priekšvēlēšanu aģitāciju. Lai veicinātu godīgu un atklātu diskusiju saistībā ar vēlēšanām, gadījumos, ja pasākumos piedalās politisko partiju pārstāvji vai deputātu kandidāti, ir jānodrošina vairāku politisko partiju pārstāvju dalība diskusijā. Tāpat EKP un EPB patur tiesības pēc saviem apsvērumiem neapstiprināt pasākumu norisi ES mājā, ja pasākumi ir tieši saistīti ar priekšvēlēšanu aģitāciju.
    7. Eiropas Savienības mājas publiskās telpas atvērtas pasākumu norisei šādos laikos:
      • 1. stāva telpas katru darba dienu no plkst. 10.30 līdz 17.00, 
      • 2. stāva telpas katru darba dienu no plkst. 10.00 līdz 17.00.
    8. Eiropas Savienības mājas publiskās telpas atvērtas pasākumu sagatavošanai pirms un pēc pasākuma šādos laikos:
      • 1. stāva telpas katru darba dienu no plkst. 10.00 līdz 17.30,
      • 2. stāva telpas katru darba dienu no plkst. 09.30 līdz 17.30.
    9. Telpu pieteikums iesniedzams ne vēlāk kā 7 dienas pirms plānotā pasākuma norises. 
    10. Pieteikuma formas aizpildīšana vēl  negarantē telpu piešķiršanu. Telpas tiek piešķirtas tikai tad, kad piecu darba dienu laikā elektroniski pasākuma rīkotājam nosūtīts apstiprinājums par telpu piešķiršanu plānotajam pasākumam. 
    11. Ja ir saņemts apstiprinājums par telpām ES mājā, bet pasākums pieteiktajā datumā tiek atcelts, pasākuma organizatora pienākums ir informēt ES mājas koordinatoru par izmaiņām vismaz 1 darba dienu pirms pasākuma: pa tālruni 67085415 un rakstiski e-pastā: telpas@esmaja.lv.
    12. EKP un EPB patur tiesības atteikt telpas pieteiktajam pasākumam 3 (trīs) dienas iepriekš, ja vienlaicīgi ir plānoti EKP vai EPB un ieinteresētās puses pasākumi.
  2. Telpu izmantošanas noteikumi
    1. Pasākuma rīkotājs saskaņo telpas apskates datumu un laiku, kā arī vienojas par nepieciešamās tehnikas uzstādīšanu ar ES mājas pārstāvi pa tālruni 67085415 vai e-pastu: telpas@esmaja.lv.
    2. Pasākuma rīkotājs atbild par zāles sakārtošanu pirms un pēc pasākuma (izņemot tehnisko aprīkojumu), nodrošina personālu šī darba veikšanai, kā arī izmantoto lietu (tehnika, mēbeles) nodošanu atpakaļ nevainojamā kārtībā (tiek parakstīts telpu pieņemšanas - nodošanas akts). ES mājas telpās nav atļauts uzturēties ar mājdzīvniekiem. 
    3. Pasākuma rīkotājs ir atbildīgs par pasākuma apmeklētāju sagaidīšanu un pavadīšanu, pasākuma norisi atbilstoši minētajam pieteikumā, kā arī kārtību pasākuma laikā.
    4. Pasākuma rīkotājs atbild par ES mājas telpās izvietotajiem organizatoru un dalībnieku materiālajām vērtībām, izstādes eksponātiem utt., kā arī par autortiesību jautājumu sakārtošanu attiecībā uz AKKA/LAA un pasākuma dalībniekiem;
    5. ES mājas telpu tehnisko aprīkojumu uzstāda ES mājas pārstāvis. Jebkādas citas tehnikas vai aparatūras izmatošana ES mājas telpās ir atļauta tikai pēc saskaņošanas ar ES mājas pārstāvi.
  3. Pasākuma publicitāte
    1. Pasākuma rīkotājs vismaz vienu dienu pirms pasākuma saskaņo ar ES mājas koordinatoru informācijas izvietošanu ES mājā.
    2. ES mājas institūcijām ir tiesības atspoguļot informāciju par pasākumu un tā saturu www.esmaja.lv. Publiskajiem pasākumiem tiks norādīta arī pasākumu rīkotāju kontaktinformācija.
  4. Informācija par pasākuma norisei nepieciešamo tehnisko nodrošinājumu 
    1. Pasākuma organizatora pienākums ir nekavējoties informēt EKP un EPB par telpas iekārtu, inventāra bojājumiem vai citiem tehniskiem traucējumiem, kuri radušies pasākuma sagatavošanas vai norises laikā. 
    2. Ja pasākuma laikā plānots izmantot ēdināšanas pakalpojumus (kafijas pauzes, pusdienas), pasākuma organizators par to informē ES mājas telpu koordinatoru, ieskaitot informāciju par šī pakalpojuma sniedzēju.
  5. Vispārīgie nosacījumi
    1. Gadījumā, ja kāds no vienošanās punktiem no pasākuma rīkotāja puses ir pārkāpts, EKP un EPB patur tiesības turpmāk atteikt telpu izmantošanu konkrētajam pasākuma rīkotājam bez paskaidrojumiem. 
    2. Vienošanās iesniegšana negarantē ES mājas telpu piešķiršanu. EKP un EPB patur tiesības bez paskaidrojumiem atteikt ES mājas telpu izmantošanu pasākumam, ja netiek ievērots kaut viens no šajā dokumentā minētajiem nosacījumiem.
    3. ES māja iestājas par racionālu, ilgtspējīgu un videi draudzīgu pasākumu organizēšanu un zaļo praksi ikdienā. Lai mudinātu samazināt resursu patēriņu, ja iespējams, lietot tos vēlreiz, kā arī šķirot atkritumus, esam sagatavojuši ieteikumus pasākumu rīkotājiem.